Organiser une réunion dans un espace de coworking peut offrir de nombreux avantages, tels que des installations modernes, un environnement professionnel et des opportunités de réseautage. Cependant, pour garantir le succès de votre réunion, il est essentiel de bien planifier et de préparer chaque détail. Voici une checklist complète pour vous aider à organiser une réunion réussie dans notre espace à Namur.
1. Définir les objectifs de la réunion
Clarifiez le but
- Identifiez les objectifs : Déterminez les résultats que vous souhaitez atteindre à la fin de la réunion.
- Établissez un ordre du jour clair : Listez les points à discuter et le temps à consacrer à chaque sujet.
Sélectionnez les Participants
- Identifiez les participants essentiels : Invitez uniquement les personnes dont la présence est indispensable.
- Communiquez les attentes : Informez les participants des objectifs et des préparations nécessaires.
2. Choisir le lieu et la salle
Évaluez Meeting Point Namur
- Localisation : De par sa position centrale en Wallonie et sa localisation proche de la gare de Namur, Meeting Point est un lieu facile d’accès pour tous les participants,.
- Équipements technologiques : Nos trois salles sont équipées de projecteurs, d’écrans et de flipcharts. Si d’autres équipements sont nécessaires, faites-le nous savoir.
- Connexion Internet : Meeting Point vous garantit une connexion Internet fiable et rapide.
- Mobilier : Nos salles sont dotées des sièges confortables et peuvent être configurées selon la disposition la plus adaptée à votre réunion (ex. : table en U, disposition en théâtre, etc.).
Vérifiez nos disponibilités
- Disponibilité : Contactez-nous pour vérifier que la salle souhaitée est bien disponible le jour de votre événement.
- Capacité : Assurez-vous que la salle choisie peut accueillir confortablement tous les participants.
3. Réserver la salle de réunion
Planifiez à l’avance
- Réservez tôt : Les salles de réunion peuvent se remplir rapidement. Réservez la vôtre bien à l’avance. Pour ce faire, commencez par remplir le formulaire de demande de devis, qui nous aidera à mieux comprendre vos besoins spécifiques.
- Confirmez la réservation : Obtenez une confirmation écrite de la réservation et vérifiez les politiques d’annulation.
Négociez les détails
- Tarification : Comprenez les coûts associés à la location de la salle et ce qui est inclus.
- Durée de la réservation : Prévoyez suffisamment de temps pour la réunion et les éventuelles préparations ou débriefings.
Organisez le catering
- Options de restauration : Faites votre choix parmi nos nombreuses options de catering. Pensez aux boissons chaudes et froides, aux viennoiseries, aux plateaux sandwiches et aux collations.
- Formules forfaits : Renseignez-vous sur nos formules à volonté pour allier facilité et économies.
4. Préparer les matériaux et les ressources
Créez une liste de matériaux
- Documents de réunion : Préparez et distribuez l’ordre du jour, les présentations et autres documents pertinents à l’avance.
- Matériel de présentation : Assurez-vous d’avoir tous les supports nécessaires (ordinateurs portables, clés USB, etc.).
5. Prendre possession de la salle
Arrivez tôt
- Temps de préparation : Le jour J, arrivez au moins 30 minutes avant le début de la réunion pour vous installer et tester les équipements avant d’accueillir les participants.
- Disposition des sièges : La salle sera normalement déjà configurée selon la disposition demandée, mais un dernier check ne peut jamais faire de tort.
Testez les équipements
- Technologie : Testez tous les équipements techniques, y compris les projecteurs et les connexions Internet.
- Matériel de présentation : Assurez-vous que les présentations sont prêtes et que tout fonctionne correctement.
6. Accueillir les participants
Prévoyez un temps d’accueil
- Arrivée : Prévoyez quelques minutes tampon pour permettre aux participants d’arriver jusqu’au bâtiment et de trouver la salle.
- Café d’accueil :Laissez aux participants un peu de temps pour faire connaissance autour d’une tasse de café chaud et de quelques viennoiseries, si c’est prévu.
7. Gérer la réunion
Commencez à l’heure
- Heure de départ : Commencez la réunion à l’heure prévue pour respecter le temps des participants.
- Présentez l’ordre du jour : Reprenez rapidement l’ordre du jour et les objectifs de la réunion.
Facilitez la discussion
- Modération : Désignez un modérateur pour maintenir la réunion sur la bonne voie et gérer le temps.
- Participation : Encouragez la participation active de tous les participants.
- Pauses : Prévoyez des pauses pour permettre aux participants de se rafraîchir et de se recharger. Les pauses aident les participants à rester concentrés.
Documentez et suivez
- Prise de notes : Désignez quelqu’un pour prendre des notes pendant la réunion.
- Actions à suivre : À la fin de la réunion, résumez les points clés et les actions à entreprendre. Envoyez un compte-rendu aux participants.
8. Suivi après la réunion
Envoyez un compte-rendu
- Résumé des discussions : Envoyez un compte-rendu détaillé de la réunion, incluant les décisions prises et les prochaines étapes.
- Actions assignées : Précisez les responsabilités et les échéances pour les actions à suivre.
Recueillez des retours
- Évaluation : Demandez des retours aux participants sur l’efficacité de la réunion et l’organisation.
- Amélioration continue : Utilisez les retours pour améliorer l’organisation de vos futures réunions.
Conclusion
L’organisation d’une réunion réussie nécessite une planification minutieuse et une attention aux détails. En suivant cette checklist, vous pouvez vous assurer que votre réunion dans notre espace de coworking à Namur se déroule sans accroc, offrant une expérience professionnelle et productive pour tous les participants. Meeting Point offre des installations modernes et un environnement stimulant, parfaits pour des réunions efficaces et engageantes. Profitez de ces ressources pour maximiser les bénéfices de vos réunions et atteindre vos objectifs professionnels.
Organiser votre réunion dans nos salles à Namur, c’est déjà parcourir 50% du chemin vers la réussite. Découvrez notre offre sans plus attendre !