Conditions générales d’utilisation

(Conditions générales de location de salles – 17/05/2024)

OBJET

Le contrat porte sur la mise à disposition temporaire, par Meeting Point, de salles de réunion/de formation/d’événement et de divers services de support et de catering.

MODALITÉS DE RÉSERVATION

2.1. Le client remplit le formulaire de réservation disponible sur le site www.meetingpointnamur.be ou envoie un e-mail à bonjour@meetingpointnamur.be en indiquant les dates souhaitées, le nombre de personnes attendues et les services supplémentaires requis. Les horaires de location s’entendent de l’heure d’arrivée jusqu’à l’heure de libération des locaux (installation et démontage compris).

2.2. Un devis est envoyé par courrier électronique au client. Celui-ci prend connaissance des présentes conditions générales et confirme par écrit son acceptation définitive du devis et des conditions correspondantes.

TARIFS ET MODALITÉS DE PAIEMENT

3.1. Nos tarifs s’entendent hors taxes et sont soumis au taux normal de TVA, soit 21 %, sous réserve de modification réglementaire ultérieure.

Ils comprennent la location ainsi que la mise à disposition des équipements suivants :

• vidéoprojecteur (salle de formation) ou écran LED (salles de réunion)
• connexion Wi-Fi haut débit
• tableau blanc et marqueurs

Toute prestation ou moyen technique supplémentaire sera à définir avec Meeting Point et facturé en sus au client.

3.2. Les factures sont payables par virement bancaire dans les 7 jours. Tout retard de paiement fera l’objet d’une indemnité forfaitaire de 10% du montant total de la facture et d’un intérêt de retard calculé au taux légal.

DISPOSITIONS TECHNIQUES ET PRESTATIONS EXTERNES

4.1. Toute prestation annexe à la location fera obligatoirement l’objet d’un accord préalable.

4.2. Le client s’engage à régler directement tout intervenant et/ou prestataire externe, Meeting Point facturant uniquement ses propres prestations et ne pouvant être engagé vis-à-vis des prestataires et intervenants externes du client.

4.3. Le client s’engage à rendre les locaux et équipements dans l’état dans lequel il les a trouvés. À défaut, Meeting Point sera fondé à facturer en complément le coût engendré par le nettoyage et la remise en ordre.

POLITIQUE D’ANNULATION

5.1. Toute réservation annulée moins de 7 jours mais plus de 48 heures avant le début de la période de location sera facturée à 50% du montant du devis.

5.2. Toute réservation annulée moins de 48 heures avant le début de la période de location sera facturée à 100% du montant du devis.

5.3. Tous les services facturés à Meeting Point par des tiers pour le compte du client seront refacturés au client indépendamment de la politique d’annulation énoncée ci-dessus.

5.4. Si, en raison d’un cas de force majeure, Meeting Point se trouvait dans l’impossibilité de mettre, aux jours et heures prévus, ses locaux à disposition du client, la responsabilité de Meeting Point serait strictement limitée au remboursement des sommes versées par le client.

RESPONSABILITÉ ET ASSURANCES

6.1. Le client s’engage à utiliser les locaux et équipements en bon père de famille et à se conformer aux prescriptions des services intérieurs de l’immeuble. En particulier, en raison des impératifs de sécurité, il est strictement interdit de fumer dans le bâtiment, interdiction que le client sera tenu de notifier à toutes les personnes participant à son événement. Par ailleurs, le client s’engage à respecter et à faire respecter les règles et usages applicables.

6.2. Le client pourra être tenu responsable de tous les dégâts ou détériorations survenus aux locaux, équipements et matériels audiovisuels, ainsi que de l’immobilisation de ceux-ci du fait de leur remise en état.

6.3. Le client s’engage à contracter toute assurance (en particulier, une assurance responsabilité civile de l’organisateur) de manière à couvrir les risques de toute nature pouvant découler de l’organisation et du déroulement de la manifestation dont il assumera l’entière responsabilité et contrôle.

6.4. Enfin, quant au matériel déposé sur place avant, pendant et après la location, il est stipulé que ces dépôts sont effectués sous l’entière responsabilité de leur propriétaire et/ou du client, Meeting Point ne pouvant être tenu pour responsable en cas de perte/vol/détérioration ou autre des biens appartenant au client ou aux personnes participant à son événement.

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Dans le cas de manifestations commerciales, Meeting Point se réserve le droit de demander à l’organisateur de justifier d’une autorisation officielle relative au régime d’agrément des manifestations commerciales.

La confirmation du devis vaut acceptation des présentes conditions générales.